| “숨은 ‘페인 포인트(pain point)’ 해결했더니 고객 만족도 UP!”
“직장인도 ‘장비빨’”…고속 넘버링 자동화로 업무 생산성 향상 및
사무 환경의 ‘페이퍼리스’ 실현한 캐논 ‘다큐먼트 스탬퍼’
- 법원, 공공기관, 일반 기업 등에서 종이 문서의 넘버링 작업 필수…일 평균 작업량 약 5,000매 달해
- 캐논 ‘다큐먼트 스탬퍼’, ▲분당 90매 고속 넘버링 ▲고품질 스캔 ▲영수증 부착 문서 스캔 ▲비정형 문서 감지 기능 탑재
- 기존 대비 소요 시간 최대 40% 단축 및 실무 직원들의 만족도 대폭 상승…’페이퍼리스’ 사무 환경 실현
최근 사회 전반적으로 ‘ESG 경영’이 화두가 되면서, 지속 가능한 경영의 일환으로 효율적인 업무를 위해 사무 환경을 개선하려는 움직임이 커지고 있다. 업무 환경이 빠르게 디지털화되면서 대부분 종이 문서 대신 전자 문서를 주로 사용하지만, 공공기관이나 관공서 등에서는 업무의 특성상 여전히 종이 문서를 사용하는 경우가 많다. 이에 사무실에서 ‘페이퍼리스(paperless)’ 환경을 만들어주는 사무 장비가 해당 업무에 종사하는 직장인들에게 긍정적인 피드백을 얻고 있다.
[참고이미지] 다큐먼트 스탬퍼 ‘DS-90’
◆ 법원, 공공기관, 일반 기업 등에서 종이 문서의 넘버링 작업 필수…일 평균 작업량 약 5,000매 달해
지방 법원 등 관공서나 공기업, 공공기관은 물론이고, 일반 기업의 총무과 등에서는 종이 문서에 넘버링 작업해야 하는 경우가 다반사다. 종이 문서를 주로 사용하는 경찰서의 형사과에서도 기록물을 관리하기 위한 문서 넘버링이 필수로 행해지며, 작업량은 부서마다 다르지만 일 평균 약 5,000매의 작업을 수행하는 경우도 있다.
수동으로 넘버링 작업을 하게 되면 소요 시간이 늘어나 투입하는 인력 대비 업무 생산성이 현저하게 낮아진다. 지방법원 총무과 담당 실무관인 A씨는 “총무과의 3파트인 지출, 재무, 감사 파트에서 넘버링 작업을 하고, 지출결의서, 영수증 부착 문서, 증거 서류 등을 모은 문서를 매달 책으로 만드는데, 이 때 스탬프로 일일이 넘버링 작업을 했다”고 전했다. 일반 기업 총무과에 재직 중인 B씨는 “수동으로 넘버링을 하면 사람이 하는 일이다 보니 정확도가 떨어지고, 같은 자세로 4~5시간 동안 작업을 하기 때문에 신체적인 피로도가 매우 높다”며 업무상 어려움을 토로했다.
◆ 캐논 다큐먼트 스탬퍼, 분당 90매 고속 넘버링 및 고품질 스캔, 영수증 등 비정형 문서 감지 기능 탑재
캐논코리아는 현업에서 일하는 실무자들의 애로 사항을 반영해 업무에 실질적인 도움을 주는 혁신적인 제품을 선보였다. ‘다큐먼트 스탬퍼’는 자동 넘버링 작업이 가능한 전문 장비로, 분당 90매의 고속 넘버링과 동시에 고품질 스캔 기능을 갖췄다. 메인 화면에 표시된 ▲넘버링 ▲넘버링+스캔 ▲스캔 3가지 작업 중 선택할 수 있으며, 깔끔한 UX/UI 디자인으로 누구나 손쉽게 조작할 수 있다. 또한, ▲영수증 부착 문서 스캔 ▲구겨진 문서 스캔 ▲비정형 문서 감지 등 다양한 문서에 대응해 사용자 편의성을 강화했다.
이처럼 ‘다큐먼트 스탬퍼’는 넘버링 작업이 필수적인 공공기관에서 업무 효율성을 대폭 높인 제품으로 인정 받고 있다. 그 결과 캐논코리아는 해당 제품으로 지난 2월 개최된 ‘2022 전자문서 혁신대상’에서 우수상을 수상한 바 있다. 다큐먼트 스탬퍼는 기존 문서 내 일련번호를 수동으로 기입했던 작업을 자동화함으로써 보다 효율적인 전자문서 활용에 기여한 공로를 인정받았으며, 사무 환경의 ‘페이퍼리스’를 실현해 업무 효율성 향상에 기여한 제품으로 수상의 영예를 안았다.
◆ 기존 대비 업무 소요 시간 최대 40% 단축 및 실무 직원들의 만족도 대폭 상승…’페이퍼리스’ 사무 환경 실현
다큐먼트 스탬퍼 DS-90 시리즈는 2021년 10월에 출시된 이후 현재까지 수도권 법원 약 20곳을 포함해 전국 관공서에 다수 도입됐다. 제품을 도입한 한 관공서 담당자는 “다큐먼트 스탬퍼를 도입한 후 넘버링 작업 소요 시간이 기존 약 8시간에서 약 1시간으로 대폭 줄어 업무 효율성이 많이 높아졌다”며, “넘버링 작업 시 느꼈던 어깨 통증도 해소되어 전반적으로 만족도가 높고, 주변 사람들에게 추천하고 싶은 제품”이라고 말했다.
향후 제품의 추가 도입 계획이 있다고 밝힌 한 담당자는 “총무과의 경우 각종 장부의 넘버링 작업이 필요해 해당 작업의 소요 시간이 많이 드는 편인데, 제품 도입 후 소요 시간 단축 및 업무량 감소 등이 피부로 체감된다”며, “해당 제품을 사용하는 대부분의 직원이 만족도가 높아 총무과 외에 다른 부서에서도 제품을 추가로 도입하기 위해 내부 검토를 진행하는 중이다”고 말했다.
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